Makalah Analysis Jabatan

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan taufik serta hidayahNya sehingga dalam penulisan makalah ini penulis tidak mengalami hambatan yang berarti sampai terselesaikannya karya ilmiah yang berjudul “Analisis Jabatan”.

Penulis menyadari tidak ada manusia yang sempurna begitu juga dalam penulisan makalah ini, apabila nantinya terdapat kekurangan, kesalahan dalam makalah ini, penulis sangat berharap kepada seluruh pihak agar dapat memberikan kritik dan juga sarannya.

Akhir kata semoga karya tulis ilmiah ini dapat memberikan manfaat kepada kita semua.

         Tim penyusun,

DAFTAR ISI

Halaman Judul

Kata Pengantar ............................................................................................  i

Daftar Isi .....................................................................................................  ii

Bab I. Pendahuluan...................................................................................... 1

1.1  Latar Belakang ............................................................................  1

1.2  Rumusan Masalah .......................................................................  1

1.3  Tujuan ..........................................................................................  2

Bab II. Pembahasan ....................................................................................  3

2.1 Definisi Analisis Jabatan dan Desain serta Output .....................  3

2.2 Kegunaan Analisis Jabatan ..........................................................  5

2.3 Metode-metode Analisis Jabatan ................................................  7

2.4 Pengertian Job Description, Job Specification, Job Performance

Standart dan Job Design .............................................................  8

Bab III. Kesimpulan ....................................................................................  11

Daftar Pustaka .............................................................................................  12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Suatu organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan mengalokasikan dan mendayagunakan sumber daya yang tersedia. Selain itu juga diperlukan sarana atau alat untuk mencapai tujuan tersebut seperti man, money, materials, market, methods, dan informations.

Pada era globalisasi ini, sarana manajemen berupa manusia memegang peranan penting dalam dunia bisnis atau organisasi karena manusia merupakan asset atau modal bagi perusahaan yang harus senantiasa ditingkatkan kemampuan, ketrampilan, dan produktivitasnya. Sumber daya manusia harus mampu bekerja dengan baik dan ditempatkan pada posisi sesuai dengan minat dan kemampuannya seperti pepatah “the right man on the right place and the right time” agar menghasilkan produk berkualitas.

Selain itu manusia juga harus dibekali pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan atas pekerjaannya sehingga hal ini mengakibatkan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia. Oleh karena itu, kelompok kami membahas tentang Analisis Jabatan.

1.2 Rumusan masalah

1.      Apa definisi dari analisis jabatan dan desain serta outputnya?

2.      Apa kegunaan analisis jabatan?

3.      Bagaimana metode-metode analisis jabatan?

4.      Bagaimana pengertian job description, job spefication, job performance standart dan job design.

1.3 Tujuan

1.      Mengetahui definifi analisis jabatan dan desain serta output

2.      Mengetahui dan mampu menjelaskan kegunaan analisis jabatan

3.      Mengetahui dan mampu mejelaskan metode-metode analisis jabatan

4.      Mengetahui pengertian job description, job spefication, job performance standart dan jon design.

5.      Memenuhi tugas MSDM

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Analisis Jabatan dan Desain serta Output

Pengertian analisis jabatan

Analisis jabatan atau job analysis and design adalah sebuah proses yang mempelajari pola-pola aktivitas untuk menentukan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yang diperlukan oleh masing-masing jabatan. Analisis jabatan diperlukan untuk menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Analisis jabtan juga mempunyai pengertian yaitu suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Atau definisi analisis jabatan yaitu merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur.

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sebagai berikut:

a. Identifikasi jabatan/pekerjaan

b. Ringkasan jabatan/pekerjaan

c. Rincian tugas yang dilaksanakan

d. Pengawasan yang diberikan dan diterima

e. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya

f. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan

g. Kondisi lingkungan kerja

Spesifikasi jabatan/pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi Jabatan
1. Nama
2. Kode
3. Bagian

B.  Persyaratan Jabatan antara lain yaitu:

1.               Pendidikan

2.               Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan

3.               Pengalaman yang diperlukan

4.               Pengetahuan dan keterampilan

5.               Peryaratan fisik

6.               Status perkawinan

7.               Jenis kelamin

8.               Usia

9.               Kewarganegaraan

10.            Kualifiaksi emosi

11.           Kemampuan-kemampuan khusus lainnya

Proses analisis jabatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi-informasi berikut ini:

1.      Aktivitas kerja yaitu kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh seorag pekerja dalam jabatan tertentu

2.      Perilaku yang diperlukan yaitu daftar perilaku apa saja yang dibutuhkan untuk bisa melakukan perekerjaan apa saja yang dibutuhkan untuk bisa melakukan pekerjaan tertentu dengan berhasil juga daftar tuntutan-tuntutan kerja yang diperlukan.

3.      Peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu

4.      Standart kinerja yaitu informasi mengenai indiktor – indikator atau target – target yang harus dicapai sebagai standart/ukuran untuk menentukan apakah pekerjaan tersebut berhasil dilakukan dengan baik atau tidak

5.      Konteks pekerjaan yaitu informasi mengenai kondisi kerja beban kerja, waktu dan jadwal kerja, dan posisi jabatan di dalam struktur organisasi

6.      Human requirement yaitu informasi yang berhubungan dengan spesifikasi pekerja yang dibutuhkan untuk menduduki jabatan tertentu seperti keahlian, kecakapan, pendidikan, kepribadian, fisik, dan bakat.

2.2 kegunaan analisis jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi.

Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.

2. Untuk keperluan kompensasi.

Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.

3. Untuk keperluan penilaian kinerja.

Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membandingkan antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.

4. Untuk keperluan pelatihan.

Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.

Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.

2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.

3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan pekerjaannya.

4. Memperbaiki aliran kerja.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :

1.  Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya

2.   Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3.   Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4.    Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5.    Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.

6.     Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

2.3 Metode – Metode Analisis Jabatan

Ada beberapa cara untuk memngumpulkan informasi-informasi, diantaranya adalah

1.    Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

2.    Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3.    Metode kuisioner

Dengan mengunakan kuisioner yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

4.      Metode buku harian pekerja ( diary/log)

Metode ini meminta job holder untuk mengisi buku harian mengenai apa yang meraka lakukan seharian. Job holder diminta mencatat semua aktivitas dan tugas-tugas kerja yang dilakukandi dalam buku harian. Metode ini bisa memberikan gambaran yang komplit mengenai suatu jabatan tertentu sehingga informasi yang diperoleh bisa akurat karena semua aktivitas dicatat. Akan tetapi, kekurangan metode ini adalah kadang kala job holder lupa untuk mengisi buku harian.

5.      Metode diskusi panel para ahli ( panel f experts)

Dalam metode ini, analisis mengumpulkan orang-orang yang dianggap ahli seperti misalnya manajer senior, konsultan, dan pekerja senior. Analisis kemudian melakukan focus group discussion dan setiap ahli dimintai informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai jabatan tertentu. Metode ini memakan banyak waktu dan biaya.

2.4 Pengertian Job Description, Job Spefication, Job Performance Standart Dan Job Design.

Job Description

Deskripsi jabtan menjelaskan apakah pekerjaan itu (what a job is). Dengan membaca deskripsi jabatan seorang pekerja akan mengatahui apa saja aktivitas kerja yang harus dilakukannya. Sehingga pekerja tidak mengalami kebingungan.

Dekskripsi jabatan sekurang-kurangnya harus memuat informasi tentang:

1.      Identifikasi jabatan ( job indentification), yaitu informasi yang berisi mengenai nama jabatan, kode jabatan, dan posisi jabatan di dalam struktur organisasi.

2.      Ikhtisar jabatan ( job summary), berisi informasi mengenai gambaran umum pekerjaan seperti apakah pekerjaannya, bagaimana cara melakukannya, dan mengapa pekerjaan ini harus dilakukan

3.      Tanggungjawab dan Tugas, berisi informasi tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan, tanggungjawab apakah yang harus diemban, dan aktivitas apa saja yang harus dilaksanakan

Job specification

Spesifikasi jabatan menjelaskan syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh pekerja untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan tertentu. Secara sederhana spesifikasi jabatan menjelaskan profil sebuah jabatan.

Spesifikasi jabatn berisi informasi mengenai keahlian, kecakapan, tingkat pendidikan, kemampuan fisik, pengalaman dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki oleh seseorang untuk menduduki jabatan tertentu sehingga pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan tersebut bisa dilakukan dengan sukses.

Job Performance Standart

            Standart kinerja jabatn berfungsi sebagai target akan usaha yang harus dilakukan oleh pekerja serta sebagai criteria untuk mengukur apakah peerjaan tersebut berhasil dilaksanakan ataukah tidak.

            Dalam standart kinerja jabatan dicantumkan informasi mengenai target-target yang harus dicapai dan ukuran-ukuran keberhasialan kerja. Apabila target dan kriteria yang ada di dalam standart kinerja ini tidak dipenuhi, maka bisa disimpulkan bahwa pekerja tidak berhasil melaksanakan pekerjaan dengan sukses.

Job Design

Desain jabatan menjelaskan rancangan-rancangan yang dibuat untuk suatu jabatan tertentu. Dalam desain ini, sebuah jabatan dirancang seberapa besar spesialisasinya, bagaimana alur kerjanya (workflow), bagaiman aktivitasnya, seberapa besar otonomi kerjanya, seberapa banyak variasi kerjanya (variety), seberapa besar signifikasi pekerjaannya (task significance), dan seberapa besar umpan balik (feedback) yang diberikan oleh atasan mengenai kinerja pekerjaannya.

    

BAB III

KESIMPULAN

Dari uraian tersebut di atas dapatlah ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut :

1.      Analisis jabatan atau job analysis and design adalah sebuah proses yang mempelajari pola-pola aktivitas untuk menentukan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yang diperlukan oleh masing-masing jabatan.

2.      Informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.    Untuk keperluan penarikan dan seleksi.

2.    Untuk keperluan kompensasi.

3.    Untuk keperluan penilaian kinerja.

4.    Untuk keperluan pelatihan.

3.      Ada beberapa cara untuk memngumpulkan informasi-informasi, diantaranya adalah

1.      Metode Observasi

2.      Metode Wawancara

3.       Metode kuisioner

4.      Metode buku harian pekerja ( diary/log)

5.      Metode diskusi panel para ahli ( panel f experts)

4.      Deskripsi jabatan menjelaskan apakah pekerjaan itu agar seorang pekerja mengetahui aktivitas kerja yang harus dilakukannya.

5.      Spesifikasi jabatan menjelaskan syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh pekerja untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan tertentu.

6.      Standar kinerja jabatan sebagai kriteria pengukur apakah pekerjaan tersebut berhasil dilaksanakan ataukah tidak.

7.      Desain jabatan menjelaskan rancangan-rancangan yang dibuat untuk suatu jabatan tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Hanggraini,Dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Lembaga Penerbit.

https://winpsikologi. Wordpress.com/2012/04/23/ pengertian-dan tujuan–analisis-jabatan/

cipcipmuuach.blospot.co.id/2013/05/manfaat-analisis-jabatan.html.

princessfanya.blogspot.co.id/2012/10/manajemen-sumber-daya-manusia-bab-3.html.